Rechnungen mit dem Apple Mac erstellen
Meine Lösung für den (nach der Einrichtung) unkomplizierten und schnellen Rechnungsversand über den Mac incl. der in Deutschland geforderten Signatur für Onlinerechnungen, sowie den GDPdU Grundsätzen.
Wie es dazu kam
Für mein kleines Unternehmen bin ich schon vor einiger Zeit vom PC auf einen iMac umgestiegen. Das habe ich natürlich nicht bereut – vielmehr ärgerte ich mich nachträglich über die vertrödelte Zeit, die ich mit meinem PC und dessen “Wartung” verbracht habe. Zu Beginn habe ich noch mit einer Virtualisierungslösung auf ein XP System mit Lexware zugegriffen – trotz Unitymode nicht das gelbe vom Ei!
Nach einiger Recherche zu Rechnungsstellung Mac bin ich über diverse Onlinedienste dann auch auf GrandTotal aufmerksam geworden. GrandTotal ist keine Online und keine Mehrplatzlösung. Das ist zwar in dieser Hinsicht nun nicht unbedingt Zukunftssicher, aber die Daten bleiben bei mir. Nichts gegen Clouds, aber Kundendaten und Umsätze gehören meinem Empfinden nach – trotz moderner Denkweise – nicht als erstes ins Netz, vielmehr haben diese dort nichts verloren.
Zudem haben mich offen gestanden die Möglichkeiten der freien Gestaltung der Formulare etwas abgeschreckt. Entweder ganz rudimentär, oder richtig harter Tobak, bei dem ohne Adobe Acrobat gar nicht an eine Realisierung zu denken ist. GrandTotal hingegen, hat einen Klickibunti Formulargestalter, der individuelle Formulare einfach ermöglicht.
Perfekter Workflow zur Apple Mac Rechnungsstellung
Um nun den Workflow der Rechnungsstellung abzurunden habe ich folgende Umgebung aufgebaut:
- mit “mite” werden die Zeiten erfasst
- die Zeiterfassung wird automatisch an GrandTotal übermittelt
- in GrandTotal ist die Rechnung bei vorhanden Stammdaten in wenigen Sekunden erfasst.
- Rechnungsversand per Mail
- automatische Zahlungseingangszuweisung über Saldomat
Blieb nur noch das Problem, dass GrandTotal von Haus aus keine integrierte Signierung der Onlinerechnung beinhaltet. Diese ist aber aktuell in Deutschland gesetzlich gefordert. Nach kurzer Rücksprache mit dem Mediaatelier – dem Anbieter von GrandTotal, war jedoch schnell eine Lösung gefunden. Über ein Applescript wird kurzerhand der Mailempfänger manipuliert. Das Mail geht daher nicht direkt zum Kunden, sondern zunächst an Pixelletter. Von dort aus direkt signiert, mit meinen Absenderangaben an den Kunden. Perfekt.
Das Applescript für Entourage schaut übrigens so aus, sollte jemand auch mal in die Verlegenheit kommen:
on mail_invoice(email_recipient, email_subject, email_content, the_file)
try
tell application “Microsoft Entourage”
activateif (email_content contains “***PIXELLETTERPASSWORT***”) then
set MsgRecipient to “order@pixelletter.de”
set the new_message to make new draft window with properties {subject:email_subject, to recipients:MsgRecipient}else
set MsgRecipient to email_recipient
set the new_message to make new draft window with properties {subject:email_subject, to recipients:MsgRecipient}
end iftell new_message
set the_file_path to (POSIX file the_file) as string
set the content to email_content
make new attachment at new_message with properties {file:(the_file_path)}
end tellend tell
end tryend mail_invoice
In den GrandTotal Einstellungen zum Rechnungsversand wurde folgendes eingetragen:
# email: kontofürpixelletter@greatsolution.de
# pw: ***PIXELLETTERPASSWORT***
# action: 4
# agb: ja
# widerrufsverzicht: ja
# sender: GREATsolution <absender@greatsolution.de>
# recipient: Vorname Nachname <E-Mail>
# filename: Nummer.pdf
# transaction: NummerBriefanrede
vielen Dank ….
Die Lösung ist wie ich finde eine recht brauchbare geworden. Lediglich das Mahnwesen von GrandTotal ist nicht überwältigend – es gibt nämlich keines! Zwar können sehr bequem Kontoauszüge erstellt und dem Kunden per Mausklick zugesandt werden, jedoch fehlt das Instrument der Mahngebühr und der Mahnstufen. Ebenfalls eine Motivation zur Fristgerechten Zahlung durch Skonto lässt sich Stand heute über GrandTotal nicht abbilden. Dies sind aber für mich keine K.O. Kriterien gewesen und es heisst ja nicht, dass diese Funktionen nicht auch noch nachgereicht werden könnten.
Was kostet jetzt dieser Workflow zur Apple Mac Rechnungsstellung
- mite: 5 Euro mtl. pro Account
- Grandtotal: einmalig etwa 50,00 Euro (wird in US$ abgerechnet)
- Pixelletter: 0,29 Euro pro Rechnung
- Saldomat Pro: einmalig 22,00 Euro
Gehen wir also von etwa 100 Rechnungen pro Jahr aus, dann wären das 161,00 Euro im Anschaffungsjahr – für eine nahezu vollautomatische Fakturierungslösung im Dienstleistungssektor. Hinzu kommen evtl. die Eigenkosten für die Einrichtung und Recherche – letztere hat sich der Leser dieses Beitrages ja aber nun gespart 
In den Nachfolgejahren würden dann jährlich übrigens noch 89,00 Euro anfallen – pro Rechnung also etwa 0,90 Euro incl. Zeiterfassung, Rechnungsstellung, Zahlungsüberwachung. Eine durchaus durchgängige, wie günstige Lösung.
Als GrandTotal-Anwender (allerdings mit Timelog) habe ich schon länger nach einer einfachen Signatur-Lösung gesucht. Dein Apple-Script ist da wirklich eine ganz hervorragende Idee. Ich werde es allerdings wohl noch anpassen, damit es auch per Mac Mail funktioniert. Vielen Dank!
Klar gerne
Nutze auch seit einer Weile GrandTotal und finde die Idee mit dem AppleScript eine sehr gute Intitiallösung für das Problem der signierten Rechnungen.
Meine Frage an dieser Stelle: Lässt sich das Script automatisch auslösen? Und wenn, wie muss hierfür das Setup aussehen?
Hallo Carsten,
danke für die kleine Einführung. Werde in den nächsten Monaten auch auf einen iMac wechseln und suche daher jetzt schon nach einem Ersatz für Lexware Büro Easy.
Kennst du auch die App “Umsatz” für Mac? http://www.umsatz-programm.de/ Finde ich eine geniale Lösung, gerade wenn man eine schöne Übersicht braucht.
Würde gerne deine Meinung hören, wie löst du die regelmäßigen Umsatzsteuervoranmeldungen?
Gruß markus
Hi Markus,
dazu habe ich das Add-On Steuerberater…
Ich hatte mir das Umsatz Programm auch mal installiert und es sah eigentlich auch recht easy aus. Dennoch habe ich den Weg des geringsten Widerstandes gewählt und übergebe alles an den Steuerberater…
VG Carsten
Hallo Carsten,
da bin ich im Moment noch etwas vorsichtig, ein Steuerberater lohnt sich bei mir noch nicht wirklich, sonst bleibt am Ende nichts mehr übrig…
Kann man pauschal sagen, was so eine EÜR ungefähr kostet beim Steuerberater?
Gruß Markus
Hallo Markus,
das lässt sich denke ich nicht pauschal beantworten. Es ist abhängig davon, wie Du die Unterlagen vorlegst und natürlich auch abhängig davon welche Umsätze/Gewinne erreicht wurden, welche dann mit der Gebührenverordnung abgerechnet werden. So zumindest mein Wissensstand. Generell ist ein Steuerberater sicherlich teurer, aber es ist wie mit allem: Machst Du es selber, kannst Du viel Mist machen und brauchst u.U. viel Zeit um diesem Risiko aus dem Weg zu gehen. Daher habe ich die sicher teurere, aber für mich bequemere Variante gewählt.
Hallo Carsten,
gut, dass ich deine Webseite entdeckt habe.
Habe mittlerweile die gleiche Lösung fuer Zeiterfassung und Rechnungswesen im Einsatz. Allerdings verstehe ich nicht wie man mite in GrandTotal einbindet. Wäre für eine kurze Einrichtungshilfe sehr dankbar.
Gruesse Alexander
Hi Alexander,
schau mal bei mite rein: http://blog.yo.lk/2009/03/31/grandtotal-mac-rechnungssoftware-importiert-mit-mite-erfasste-arbeitszeiten
Hallo Carsten,
wo hast Du denn in GT (2.0.2) bei den Einstellungen zum Email-Versand z.B.” # filename: Nummer.pdf” eingegeben. Ich hab da in den Einst. nur “Betreff” und “Text”. Aber kein Feld für “Meta-Daten”.
Hallo Michael,
die Daten habe ich in “Text” eingetragen, Pixelletter filtert diese Quasi-Metas, welche mit “#” markiert sind, vor dem Versand an den Kunden raus. Also einfach
—TEXT–
# Angaben für
# Pixelletter
Sehr geehrte….
OK, danke. Ich dachte man könnte diese Angaben auch direkt in GT verwenden, um den Dateinamen zu ändern. Ich benutze Pixelletter nicht.